Inledning

Syftet med denna antikorruptionspolicy är att beskriva och definiera risker för oegentligheter, såsom bedrägeri, mutor och andra former av korruption som vi kan bli utsatta för i vår verksamhet. Syftet är också att förtydliga ansvarsförhållanden komplettera ordningsreglerna rörande korruption och intressekonflikter genom att skissera icke acceptabla beteenden i avsikt att motverka och upptäcka korruption.

På Lindexkoncernen råder nolltolerans mot alla former av mutor och korruption.  Ett av bolagets grundvärden är att bedriva en öppen och ansvarsfull verksamhet – en princip som också etableras och definieras i Lindexkoncernens uppförandekod.

Vårt åtagande

Lindexkoncernen har åtagit sig att skapa en arbetsmiljö som baserar sig på etiskt beteende, integritet och efterlevnad av lagstiftning och regelverk.

Vår antikorruptionspolicy baserar sig på de tio principerna i FN:s Global Compact: Lindexkoncernen ska aktivt motverka korruption i alla dess former, inklusive utpressning och mutor.

Lindexkoncernens personal och ledning förväntas att ständigt utföra sina förpliktelser ärligt och med integritet, för företagets bästa och i enlighet med lokal lagstiftning, och samtidigt undvika eventuella intressekonflikter. Vi förväntar oss att alla våra affärspartner, såsom kunder, leverantörer, offentliga myndigheter och andra partner, delar vår inställning. Denna antikorruptionspolicy uppmuntrar Lindexkoncernens alla medarbetare och samarbetspartner att anmäla eventuella överträdelser mot lagstiftning, regelverk, organisatoriska policyer eller etiska standarder utan risk för repressalier.

Möjliga överträdelser mot denna policy kommer att utredas omsorgsfullt, och lämpliga åtgärder vidtas utifrån utredningens resultat. Överträdelser kan leda till rättsliga eller disciplinära åtgärder, såsom uppsägning av anställningsförhållande eller avtal, beroende på vad ärendet gäller.

Omfattning

Denna antikorruptionspolicy omfattar alla parter involverade i Lindexkoncernen, inklusive men inte enbart anställda och praktikanter, leverantörer, intressenter, kunder och medarbetare i Lindexkoncernens värdekedja samt andra tredje parter som agerar på uppdrag av Lindexkoncernen. Policyn gäller i alla verksamhetsländer. Möjliga överträdelser mot denna policy kommer att utredas omsorgsfullt, och lämpliga åtgärder vidtas utifrån utredningens resultat.

I denna policy avses med korruption varje handling som syftar till missbruk av anförtrott ansvar och/eller befogenheter för personlig och/eller företagsrelaterad vinning. Korruption omfattar olika situationer, inklusive mutor, intressekonflikter och missbruk av företagstillgångar.

Med muta avses att utlova, erbjuda, ge, ta emot eller begära en otillbörlig fördel till eller från en person eller enhet, antingen direkt eller genom en mellanhand, i ett försök att påverka en persons handlingar eller beslut i syfte att vinna eller erhålla affärsfördelar. Otillbörliga fördelar omfattar allt av värde, till exempel pengar, värdefulla föremål, underhållning, resor, privilegier eller fördelar, gynnande behandling eller endast ett löfte om att påverka en person i en officiell eller offentlig position.

Mutor inkluderar även smörjpengar till statliga tjänstemän för att underlätta eller påskynda handläggning och kickback, dvs. återbetalning av ett belopp som redan betalats eller ska betalas som belöning för beviljade ytterligare affärer.

1. Områden som kan beröras av korruption

Korruption kan förekomma inom olika affärsområden och aktiviteter, vanligen i samband med upphandlingar, kontraktstecknande, konstruktions- och inköpsprocesser och utgöras av gåvor, underhållning och representation, smörjpengar samt bidrag till politiska organisationer eller välgörenhetsorganisationer samt bedräglig verksamhet.

1.1 Inköps-, upphandlings och kontraktsprocesser

Lindexkoncernens verksamhet präglas av hög etik, transparens och ansvarstagande, vilket innebär att kontraktsprocesser ska vara fria från korruption såväl inom upphandlings- och inköpsfunktionen som i övriga funktioner inom organisationen.

1.2 Gåvor, underhållning och representation 

Anställda och ledningen på Lindexkoncernen får inte ta emot eller erbjuda någon typ av gåvor, underhållning och representation om dessa kan förmodas påverka utfallet av en affärstransaktion eller på annat sätt inverka på mottagarens integritet. Med gåva avses gåvor, betalningar, inbjudningar, personliga gentjänster, kompensation och andra typer av övertalande metoder.

Gåvor och representation av rimlig omfattning som förekommer som ett led vid normala affärsrelationer är tillåtna förutsatt att de är transparenta, rimliga och lämpliga i förhållande till mottagarens position och övriga omständigheter, samt att de erbjuds i god tro och inom tillåten gräns i tillämpbar lokal lagstiftning och Lindexkoncernens interna riktlinjer. Kontanter eller andra penninggåvor accepteras aldrig.

1.3 Smörjpengar

Smörjpengar, vare sig direkta eller indirekta, är inte tillåtna. Med smörjpengar menas smärre, inofficiella penningsummor som betalas till myndighetsföreträdare i avsikt att underlätta eller påskynda rutinmässiga tjänster som betalaren har laglig rätt eller annan rätt att få utförda, med eller utan avgift. Smörjpengar kan också betalas för att undvika lagliga sanktioner, till exempel så att en tjänsteman låter bli att reagera på missförhållanden eller negativa inspektionsresultat.

Genomförande av affärstransaktioner via tredje part ska undvikas. Om en tredje part inkluderas, måste deras tjänster vara transparenta, rimligt prissatta och inte inkludera någon kickback eller ersättning för andra tjänster eller arbeten än dem som de är anlitade att utföra.

Detta omfattar, men är inte begränsat till, all slags myndighetsutövning i avsikt att påskynda processer eller liknande transaktioner.

Om fysiska begränsningar uppstår ska anställda först och främst se till sin egen säkerhet. Betalningar som görs i sådana situationer ska rapporteras till den närmaste chefen och direktören för juridiska ärenden så fort som möjligt.

1.4 Donationer till välgörenhet

Som en del av sitt samhällsansvar kan Lindexkoncernen göra donationer till icke-kommersiella allmännyttiga organisationer som finansierar allmänbildning, kultur, forskning och andra samhälleliga projekt. Alla donationer till välgörenhet ska dokumenteras transparent när det gäller ändamålet. Donationer till välgörenhet ska utvärderas skilt från bolagets affärsverksamhet och får inte vara kopplade till tidigare, nuvarande eller framtida affärstransaktioner. Donationer får endast göras till giltiga, registrerade icke-kommersiella allmännyttiga välgörenhetsorganisationer med en uttrycklig deklaration av syften och principer.

Lindexkoncernens affärsenheter kan även stödja ideella projekt för allmännyttiga organisationer, som en del av sina kommersiella kampanjer och aktiviteter. Beslut om kommersiellt relaterat stöd eller sponsorskap av icke-kommersiella projekt fattas av ledningen för den relevanta affärsenheten.

Lindexkoncernen ger inga direkta eller indirekta politiska bidrag eller donationer till någon politiker, något politiskt parti eller relaterade organisationer.

2. Intressekonflikter

En transparent affärsverksamhet är en förutsättning för undvikande av intressekonflikter. Intressekonflikter uppstår när personliga relationer, deltagande i externa aktiviteter eller intresse i ett företag påverkar eller kan uppfattas påverka affärsbeslut eller när någon innehar ett andra arbete som strider mot vårt företags intressen. Affärer med affärspartner ska alltid skötas opartiskt och professionellt. Lindexkoncernens värderingar bygger på transparens gällande potentiella intressekonflikter. Anställda ska att avstå från beslutsfattande som skapar eller kan uppfattas skapa en intressekonflikt.

3. Rättvis konkurrens

Lindexkoncernen har åtagit sig att främja rättvis konkurrens och öppna marknader. Rättvis konkurrens är en grund för affärsutveckling och innovation. Lindexkoncernen anser att fri och rättvis konkurrens alltid är något positivt som möjliggör en god och sund affärsverksamhet. Överenskommelser, inklusive men inte begränsat till prisöverenskommelser, marknadsdelning, offertfusk och produktionsbegränsningar, betraktas som korruption.

4. Affärspartners deltagande

Alla anställda och ledningen som deltar i samarbetet med affärspartner ansvarar för att försäkra sig om att varje ny affärspartner besiktigats med tillbörlig omsorg så att denna policy efterlevs och korruption förhindras.

Kontrakt med affärspartner ska vara skriftliga, och arkiveras och registreras i enlighet med rådande företagsrutiner. Inga muntliga kontrakt är tillåtna. Erlagda avgifter ska vara lämpade och skäliga i förhållande till standardnivån för sådana lagligt levererade tjänster. Avgifter betalas endast mot en giltig faktura med specifikation av utförda tjänster och uppkomna kostnader, och utförs uteslutande via officiella banköverföringar utförda av en välrenommerad bank. Ingen del av de erlagda betalningarna får vidareföras av affärspartnern på ett sätt som strider mot denna policy.

5. Noggrann bokföring

Noggrann bokföring är ett viktigt led i vårt åtagande för transparens och integritet. På Lindex säkerställer vi att alla våra finansiella transaktioner bokförs noggrant och omedelbart enligt tillämpliga lagar och regelverk. Dessa rutiner hjälper oss att upptäcka och förhindra bedrägerier och säkerställer efterlevnad av antikorruptionslagar. Vi följer alla relevanta standarder för finansiell rapportering och genomför regelbundna interna och externa revisioner för att verifiera riktigheten i vår finansiella rapportering.

6. Stöd och kontroll

6.1 Stöd

Frågor rörande antikorruption och tolkning av denna policy kan ställas till den närmaste chefen, ledningsgruppen, chefen för den interna revisionen eller direktören för juridiska ärenden.

6.2 Rapportering

Om du erfar eller upptäcker överträdelser relaterade till Lindexkoncernen eller dess värdekedja ska du säga till.

Alla som omfattas av denna policy är skyldiga att rapportera alla misstänkta överträdelser mot denna antikorruptionspolicy. Visselblåsningstjänsten är tillgänglig för alla, och Lindexkoncernens anställda kan även rapportera till närmaste chefer, säkerhetschefen eller ledningen.

All misstänkt aktivitet som rapporteras kommer att undersökas grundligt oavsett den berörda individens ställning, tjänsteår eller relation till Lindexkoncernen. Beroende på vad undersökningen visar kommer lämpliga åtgärder att vidtas. Alla typer av kriminella aktiviteter, däribland korruption, rapporteras till relevanta myndigheter.

All information som erhålls i samband med utredningar av misstänkta överträdelser kommer att behandlas konfidentiellt och den vidareförs endast i den utsträckning som krävs. Syftet är att skydda de berörda under pågående undersökning och motverka risken för trakasserier eller vedergällning mot anställda som anmäler korruption. Personalen får inte försöka genomföra några undersökningar på egen hand av några misstänkta överträdelser mot denna policy.

Implementering

Implementeringen av denna policy är en fortlöpande process som kräver engagemang på alla organisationsnivåer samt självledarskap och tydlig kommunikation. Koncernledningen ansvarar för att denna policy följs, kommuniceras och implementeras och att förutsättningar för fortlöpande implementering finns inom divisionerna.

Fokusområdena i denna policy är mycket varierande och kräver olika implementeringssätt, men några går ut på systematiska kontroller och fortlöpande kommunikation och utbildning inom detta område.

För att stödja implementeringen och efterlevnaden av denna policy har varje division även stödjande dokument såsom riktlinjer och handlingsplaner. Divisionernas ledningsgrupper ansvarar för att upprätta den här typen av dokument och ordna relevant utbildning vid behov.

Styrning

Lindexkoncernens styrelse ansvarar för hanteringen av aktuella och potentiella korruptionsrisker, konsekvenser och möjligheter.

Lindexkoncernens styrelse godkänner antikorruptionspolicyn och reviderar den årligen. Vid behov kan vd:n eller dennes företrädare göra tekniska ändringar i policyn som godkänts av styrelsen.

Direktören för juridiska ärenden ansvarar för administrationen och tolkningen av policyn samt för uppdateringar av den vid behov.

Divisionernas ledningsgrupper ska säkerställa att deras personal, affärspartner och tredje parter som de samarbetar med känner till denna policy samt eventuella ytterligare riktlinjer. De har också ansvar för att anordna relevant utbildning för anställda i frågor som rör antikorruption.

Vårt fokus  

För alla anställda och ledningen på Lindexkoncernen samt dess partner och leverantörer råder ett strängt förbud mot att antingen direkt eller indirekt utlova, erbjuda eller ge, eller ta emot eller begära något av värde till eller från någon, vare sig direkt eller via mellanhänder, i syfte att vinna, få eller erbjuda en orättmätig fördel i samband med en affärskontakt.

Lindexkoncernens anställda ska alltid:

• Bete sig ärligt och vara en förebild för etisk integritet.
• Känna till denna policy och agera enligt den.
• Iaktta gällande lagar och avtal samt interna policyer och regelverk.
• Varken begära eller ta emot gåvor som är av icke-trivialt värde och följa normal praxis i branschen.
• Varken erbjuda eller betala mutor, gåvor eller andra förmåner till myndigheter, leverantörer eller andra partner.
• Göra en tydlig skillnad mellan företagets intressen och privata intressen och undvika eventuella intressekonflikter. Vi accepterar inte gåvor som kan innebära en intressekonflikt mellan privata intressen och företagets intressen.
• Informera den närmaste chefen om gåvor från leverantörer eller partner.
• Rapportera alla incidenter, risker och frågor som bryter mot denna policy

Lindexkoncernen accepterar inga former eller nivåer av korruption, och sådana aktiviteter är under inga omständigheter i företagets intresse. Vid osäkerhet kring sina skyldigheter enligt denna policy uppmanas anställda att kontakta sin chef eller ledning för vägledning. Alla som omfattas av denna policys ska att hålla sig uppdaterade och agera i enlighet med kraven i denna policy, relevanta lokala regler och lagstiftning i de länder där verksamheten bedrivs samt med andra affärsrutiner som kan vara tillämpliga, såsom branschorganisationers etiska regler och internationella konventioner.

Alla affärstransaktioner för Lindexkoncernens räkning ska bokföras tydligt och sanningsenligt och administreras i enlighet med Lindexkoncernens rapporteringspolicyer. Alla misstänkta överträdelser mot denna antikorruptionspolicy ska rapporteras. Alla rapporterade eller andra misstänkta överträdelser kommer att utredas grundligt, opartiskt, objektivt och omedelbart.

Säg till

Lindex Group uppmanar alla medarbetare, leverantörer, partner, myndigheter, kunder och andra intressenter att rapportera om missbruk eller misstankar relaterade till denna policy via visselblåsningstjänsten: report.whistleb.com/en/stockmann

Alla anmälningar utreds och bedöms på ett adekvat och opartiskt sätt av bolaget. Ytterligare information om rapporteringsprocessen finns i Lindexkoncernens Säg till-policy.

Denna policy har godkänts av Lindex Group Abp:s styrelse i december 2024.