Johdanto

Näiden periaatteiden tarkoituksena on tuoda esiin ja määritellä väärinkäytöksiin, kuten petoksiin, lahjontaan ja muuhun korruptioon, liittyvät riskit, joille saatamme altistua ja joille altistumme toimintamme puitteissa. Lisäksi selkiytetään vastuita ja annetaan tarkempia ohjeita korruptiota ja eturistiriitoja koskeviin toimintaperiaatteisiin kuvailemalla kiellettyjä toimintatapoja korruption ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi.

Lindex-konserni ei salli minkäänlaista lahjontaa ja korruptiota. Yhtiön keskeisenä periaatteena on läpinäkyvä ja vastuullinen toiminta, mikä on myös kirjattu Lindex-konsernin toimintaperiaatteisiin (Code of Conduct).

Sitoutuminen

Lindex-konserni on sitoutunut luomaan työympäristön, jossa toimitaan eettisesti ja rehellisesti sekä noudatetaan lakeja ja määräyksiä.

Korruption vastaiset periaatteemme perustuvat YK:n Global Compact -aloitteen kymmenenteen periaatteeseen: Lindex-konserni vastustaa aktiivisesti korruption kaikkia muotoja, kuten kiristystä ja lahjontaa.

Lindex-konsernin työntekijöiden ja johdon odotetaan aina suorittavan työtehtävänsä rehellisesti ja lahjomattomasti yhtiön parhaan edun mukaisesti, välttämällä eturistiriitoja ja noudattamalla paikallista lainsäädäntöä. Odotamme samaa asennetta myös kaikilta niiltä, joihin konsernilla on liikesuhde, kuten asiakkailta, toimittajilta, viranomaisilta ja yhteistyökumppaneilta. Korruption vastaisten periaatteiden tarkoituksena on rohkaista kaikkia Lindex-konsernin palveluksessa tai sen kanssa työskenteleviä ilmoittamaan huolenaiheista, jotka koskevat mahdollisia lakien, asetusten, organisaation toimintatapojen tai eettisten normien rikkomuksia ilman pelkoa kostotoimista.

Näiden periaatteiden mahdolliset rikkomukset tutkitaan perusteellisesti, ja tutkinnan perusteella ryhdytään asianmukaisiin toimiin. Rikkomukset voivat johtaa oikeudellisiin tai kurinpidollisiin toimiin, kuten työsuhteen tai sopimuksen irtisanomiseen.

Vaikutusalue

Nämä periaatteet koskevat kaikkia Lindex-konsernin kanssa tekemisissä olevia henkilöitä, mukaan lukien kaikki työntekijät, harjoittelijat, alihankkijat, myyjät, sidosryhmät, asiakkaat ja työntekijät Lindex-konsernin arvoketjussa, ja muita kolmansia osapuolia, jotka toimivat Lindex-konsernin lukuun. Periaatteita sovelletaan toimintamaasta riippumatta. Näiden periaatteiden mahdolliset rikkomukset tutkitaan perusteellisesti, ja tutkinnan perusteella ryhdytään asianmukaisiin toimiin.

Tässä politiikassa korruptiolla tarkoitetaan kaikkea toimintaa, jonka tarkoituksena on johtaa annetun vastuun ja/tai toimivallan väärinkäyttöön henkilökohtaisen ja/tai yrityksen edun tavoittelemiseksi. Korruptio voi ilmetä monenlaisissa muodoissa, esimerkiksi lahjontana, eturistiriitoina tai yhtiön varojen väärinkäyttönä.

Lahjonta tarkoittaa perusteettoman edun lupaamista, tarjoamista, antamista, vastaanottamista tai pyytämistä henkilölle tai yhteisölle tai henkilöltä tai yhteisöltä joko suoraan tai välittäjän välityksellä pyrkimyksenä vaikuttaa henkilön toimiin tai päätöksiin liiketoimintaedun saamiseksi. Perusteeton etu voi olla mitä tahansa arvokasta, esimerkiksi rahaa, arvoesine, viihdytys, matka, etuoikeus tai etu, etuuskohtelu tai pelkkä lupaus, jolla pyritään vaikuttamaan virka- tai julkisessa asemassa olevaan henkilöön.

Lahjontaa ovat myös valtion virkamiehille maksettavat voitelurahat, joiden tarkoitus on edistää tai nopeuttaa jonkin asian käsittelyä, sekä jo maksetun tai laskutetun summan palauttaminen korvauksena liiketoiminnan edistämisestä.

1. Korruptioalttiit alueet

Korruptiota voi esiintyä erityyppisillä liiketoiminta-alueilla ja -toiminnoissa, varsinkin hankintoihin, sopimuksiin, rakentamiseen ja ostoprosesseihin liittyen sekä lahjojen, viihdytyksen ja vieraanvaraisuuden, avustajamaksujen, poliittisten ja hyväntekeväisyysavustusten sekä petollisen toiminnan muodossa.

1.1 Ostotoiminta, hankinta ja sopimustoiminta

Lindex-konserni harjoittaa liiketoimintaa erittäin eettisesti, avoimesti ja vastuullisesti. Tämä tarkoittaa muun muassa tasapuolisuutta sopimusten teossa ilman korruptiota, olipa kyse hankinnoista, ostamisesta tai muista organisaation toiminnoista.

1.2 Lahjat, viihdytys ja vieraanvaraisuus

Lindex-konsernin työntekijät ja sen johtoon kuuluvat henkilöt eivät saa ottaa vastaan tai tarjota minkäänlaista lahjaa, viihdytystä tai vieraanvaraisuutta, jos sen voidaan katsoa vaikuttavan liiketoimen tulokseen tai muuten mahdollisesti vastaanottajansa puolueettomuuteen. Lahjoilla tarkoitetaan lahjoja, maksuja, kutsuja, henkilökohtaisia palveluksia, korvauksia tai muunlaisia suostuttelukeinoja.

Tavanomaiset liikelahjat ja normaaliin liiketoimintaan liittyvä vieraanvaraisuus ovat sallittuja, mikäli ne tarjotaan avoimesti ja ne ovat kohtuullisia ja oikeassa suhteessa vastaanottajan asemaan sekä tilanteeseen, ja ne tarjotaan hyvässä uskossa ja voimassa olevan paikallisen lainsäädännön ja Lindex-konsernin sisäisten ohjeiden mukaisesti. Käteinen raha ja muut rahalahjoitukset eivät ole koskaan sallittuja.

1.3 Voitelurahat

Voitelurahojen maksaminen suoraan tai epäsuorasti on aina kiellettyä. Voitelurahat ovat pieniä epävirallisia maksuja valtion virkamiehille sellaisten rutiinipalvelujen helpottamiseksi tai nopeuttamiseksi, jotka maksajalla on laillinen tai muu oikeus saada maksua vastaan tai ilmaiseksi. Voitelurahalla voidaan myös välttää lainsäädännöllisiä seuraamuksia, esimerkiksi saada virkamiehet sulkemaan silmänsä säännösten noudattamatta jättämiseltä tai kielteisiltä tarkastustuloksilta.

Liiketoimien toteuttamista kolmansien osapuolten välityksellä on syytä välttää. Jos kolmatta osapuolta käytetään, sen palveluiden on oltava avoimia ja kohtuullisesti hinnoiteltuja, eikä niihin saa sisältyä palkkioita tai maksuja, joilla helpotetaan muiden kuin osapuolelta tilattujen palvelujen tai töiden suorittamista.

Muita palveluita ovat muun muassa kaikenlaiset viranomaispalvelut, joilla nopeutetaan asioiden käsittelyä.

Jos työntekijä kohtaa fyysisiä rajoittamista, hänen on ensisijaisesti huolehdittava omasta turvallisuudestaan. Tällaisissa tilanteissa suoritetuista maksuista on ilmoitettava lähimmälle esihenkilölle ja lakiasiain johtajalle mahdollisimman nopeasti.

1.4 Lahjoitukset hyväntekeväisyyteen

Osana yhteiskuntavastuutaan Lindex-konserni voi tehdä lahjoituksia voittoa tavoittelemattomille yleishyödyllisille järjestöille, jotka rahoittavat koulutusta, kulttuuria, tutkimusta ja muita yhteiskunnallisia hankkeita, jotka noudattavat yhtiön arvoja ja päämääriä. Kaikki hyväntekeväisyyslahjoitukset on dokumentoitava, ja varojen käyttötarkoitus on ilmoitettava avoimesti. Hyväntekeväisyyslahjoituksia on arvioitava erillään yrityksen kaupallisesta toiminnasta, eikä niitä saa yhdistää aikaisempiin, nykyisiin tai tuleviin liiketoimiin. Hyväntekeväisyyslahjoituksia voidaan tehdä ainoastaan asianmukaisille rekisteröidyille voittoa tavoittelemattomille yleishyödyllisille järjestöille, jotka kertovat toimintansa päämääristä ja periaatteista avoimesti.

Lindex-konsernin liiketoimintayksiköt voivat myös tukea hyväntekeväisyysjärjestöjen voittoa tavoittelemattomia hankkeita osana kaupallisia kampanjoitaan ja toimintojaan. Kaupalliseen toimintaan liittyvistä tuki- ja sponsorointitoimista voittoa tavoittelemattomien hankkeiden edistämiseksi päättää kyseisen liiketoimintayksikön johtoryhmä.

Lindex-konserni ei rahoita poliittista toimintaa eikä tee lahjoituksia yhdellekään poliitikolle, poliittiselle puolueelle tai siihen liittyvälle organisaatiolle suoraan eikä välillisesti.

2. Eturistiriidat

Avoimuus liiketoiminnassamme on ratkaisevan tärkeää eturistiriitojen välttämiseksi. Eturistiriita syntyy, kun henkilökohtaiset suhteet, osallistuminen ulkopuoliseen toimintaan tai kiinnostus johonkin yritykseen vaikuttavat tai niiden voidaan olettaa vaikuttavan liiketoimintaa koskeviin päätöksiin, tai kun henkilöllä on toinen työ, joka on ristiriidassa yhtiömme etujen kanssa. Liikekumppaneiden kanssa on aina toimittava puolueettomasti ja ammattimaisesti. Lindex-konserni arvostaa mahdollisia eturistiriitoja koskevaa avoimuutta. Työntekijöiden on vetäydyttävä päätöksenteosta, joka aiheuttaa tai jonka voidaan katsoa aiheuttavan eturistiriidan.

3. Reilu kilpailu

Lindex-konserni on sitoutunut edistämään reilua kilpailua ja avoimia markkinoita. Reilu kilpailu on liiketoiminnan kehittämisen ja innovoinnin perusta. Lindex-konserni uskoo, että vapaa ja reilu kilpailu on aina myönteistä ja antaa meille mahdollisuuden harjoittaa hyvää ja järkevää liiketoimintaa. Sopimuksia, joilla esimerkiksi perustetaan hintakartelleja, jaetaan markkinoita, manipuloidaan tarjouksia tai rajoitetaan tuotantoa, pidetään korruptiona.

4. Liikekumppaneiden sitouttaminen

Kaikki työntekijät ja johtoon kuuluvat henkilöt, jotka hoitavat liikekumppaneiden toimintaan liittyviä asioita, ovat velvollisia varmistamaan, että jokaisesta uudesta liikekumppanista on tehty asianmukainen due diligence -selvitys näiden periaatteiden noudattamisen takaamiseksi ja korruption ehkäisemiseksi.

Kaikki sopimukset liikekumppaneiden kanssa tehdään kirjallisina ja arkistoidaan sekä kirjataan kyseisessä yhtiössä noudatettavien menettelyjen mukaisesti. Suulliset sopimukset ovat kiellettyjä. Maksettujen summien on oltava asiaankuuluvia ja kohtuullisia suhteessa niiden aiheena olevista laillisesti toimitetuista palveluista yleisesti maksettaviin korvauksiin. Maksut on luvallista maksaa vain hyväksyttävää laskua vastaan, jossa tarjottu palvelu ja siitä aiheutuneet kulut on yksilöity. Maksu suoritetaan virallisena pankkisiirtona hyvämaineisen pankin kautta.  Liikekumppani ei saa siirtää mitään osaa maksusta kolmannelle osapuolelle näiden periaatteiden vastaisesti.

5. Huolellinen ja tarkka kirjanpito

Huolellisen, tarkan ja ajantasaisen kirjanpidon ylläpitäminen on olennaisen tärkeää, jotta voimme sitoutua avoimuuteen ja rehellisyyteen. Me Lindexillä varmistamme, että kaikki rahoitustapahtumat kirjataan tarkasti ja nopeasti sovellettavien lakien ja asetusten mukaisesti. Tämä käytäntö auttaa meitä havaitsemaan ja ehkäisemään petollista toimintaa ja varmistaa korruption vastaisten lakien noudattamisen. Noudatamme kaikkia asiaankuuluvia tilinpäätösstandardeja ja teemme säännöllisesti sisäisiä ja ulkoisia tarkastuksia varmistaaksemme kirjanpitomme oikeellisuuden.

6. Tuki ja tutkimukset

6.1 Tuki

Korruption torjuntaan ja näiden periaatteiden tulkintaan liittyvät kysymykset voi osoittaa lähimmälle esihenkilölle, johtoryhmälle, turvallisuuspäällikölle tai lakiasiain johtajalle.

6.2 Raportointi

Jos koet tai havaitset väärinkäytöksiä, jotka liittyvät Lindex-konserniin tai sen arvoketjuun, ilmoita niistä.

Kaikkien, joiden tehtävät liittyvät näihin periaatteisiin, on ilmoitettava kaikista epäillyistä korruption vastaisten periaatteiden rikkomuksista. Ilmoituskanava on kenen tahansa käytettävissä, ja Lindex-konsernin työntekijät voivat myös ilmoittaa rikkomusepäilyistä esihenkilölleen, turvallisuuspäällikölle tai yhtiön johdolle.

Kaikki ilmoitetut epäilyt tutkitaan perusteellisesti, objektiivisesti, nopeasti ja itsenäisesti riippumatta epäillyn asemasta, palvelusajasta tai suhteesta Lindex-konserniin. Tutkimuksen tulosten perusteella toteutetaan asianmukaiset toimenpiteet. Kaikesta jatkuvasta rikollisesta toiminnasta, korruptio mukaan lukien, ilmoitetaan asianomaisille viranomaisille.

Kaikkia epäiltyä rikkomusta koskevien tutkimusten yhteydessä saatuja tietoja käsitellään luottamuksellisina ja niitä luovutetaan edelleen vain tarpeen mukaan (need-to-know -periaate) epäiltyjen maineen suojelemiseksi tutkimuksen ollessa kesken ja ilmoituksen tehneiden työntekijöiden suojelemiseksi kaikenlaiselta häirinnältä ja mahdollisilta kostotoimenpiteiltä. Työntekijöillä ei ole oikeutta yrittää itse tutkia mitään näiden periaatteiden epäiltyjä rikkomisia.

Voimaantulo

Näiden periaatteiden täytäntöönpano on jatkuva prosessi, joka edellyttää sitoutumista organisaation kaikilla tasoilla. Itsensä johtaminen ja selkeä viestintä ovat tässä ratkaisevan tärkeitä. Konsernin johto on vastuussa siitä, että näitä periaatteita noudatetaan ja niistä tiedotetaan ja siitä, että periaatteet pannaan täytäntöön ja että divisioonilla on edellytykset niiden jatkuvaan täytäntöönpanoon.

Näissä periaatteissa esitetyt painopisteet ovat hyvin moninaisia ja vaativat erilaisia täytäntöönpanokeinoja, mutta yhtiö valvoo täytäntöönpanoa järjestelmällisesti, viestiin asiasta jatkuvasti ja järjestää asiaan liittyvää koulutusta.

Näiden periaatteiden täytäntöönpanon ja noudattamisen tukemiseksi kummallakin divisioonalla on niitä tukevia asiakirjoja, kuten ohjeita ja toimintasuunnitelmia. Divisioonien johtoryhmät ovat vastuussa näiden asiakirjojen laatimisesta sekä tarvittavan koulutuksen järjestämisestä.

Hallinto

Lindex-konsernin hallitus vastaa todellisten ja mahdollisten korruptioon liittyvien riskien, vaikutusten ja mahdollisuuksien hallinnasta.

Lindex-konsernin hallitus hyväksyy korruption vastaiset periaatteet ja tarkistaa ne vuosittain. Toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan valtuuttama henkilö voi tarvittaessa tehdä teknisiä muutoksia hallituksen hyväksymiin periaatteisiin.

Lakiasiain johtaja vastaa periaatteiden ylläpidosta ja tulkinnasta sekä niiden päivittämisestä aina tarvittaessa.

Divisioonien johtoryhmät ovat vastuussa siitä, että kaikki työntekijät, liikekumppanit ja muut divisioonien palveluksessa olevat kolmannet osapuolet tuntevat nämä periaatteet ja mahdolliset lisäohjeet, ja vastaavat siitä, että työntekijöille järjestetään asiaankuuluvaa koulutusta korruption torjuntaan liittyvistä asioista.

Painopisteemme

Kaikkia Lindex-konsernin työntekijöitä, johtoa ja yhteistyökumppaneita/toimittajia on ehdottomasti kielletty lupaamasta, tarjoamasta tai antamasta, vastaanottamasta tai pyytämästä suoraan tai välillisesti kenellekään tai keneltäkään mitään arvokasta minkä tahansa liiketoiminta-asian yhteydessä epäasianmukaisen edun saamiseksi tai tarjoamiseksi.

Ohjeita Lindex-konsernin työntekijöille:

• käyttäydy rehellisesti ja toimi eettisesti esimerkillisellä tavalla
• tunne nämä periaatteet ja toimi niiden mukaisesti
• noudata sovellettavia lakeja ja sopimuksia sekä sisäisiä politiikkoja ja määräyksiä
• älä pyydä tai ota vastaan lahjoja, joiden arvo ei ole vähäinen ja jotka eivät ole alan normaalien käytäntöjen mukaisia
• älä tarjoa tai maksa lahjuksia tai anna lahjoja tai muita palveluksia viranomaisille, toimittajille tai muille kumppaneille
• pidä yhtiön ja yksityiset edut selkeästi erillään ja vältä mahdolliset eturistiriidat. Emme ota vastaan lahjoja, joihin voi liittyä eturistiriita yksityisten ja yhtiön etujen välillä.
• ilmoita toimittajilta tai yhteistyökumppaneilta saaduista lahjoista suoralle esihenkilöllesi
• ilmoita kaikista tapauksista, riskeistä ja muista seikoista, jotka ovat näiden periaatteiden vastaisia.

Lindex-konserni ei hyväksy minkäänlaista korruptoitunutta toimintaa, eikä tällainen toiminta ole missään tapauksessa yhtiön edun mukaista. Jos työntekijä on epävarma näiden periaatteiden mukaisista velvollisuuksistaan, häntä kehotetaan olemaan yhteydessä esihenkilöönsä tai yhtiön johtoon ja pyytämään neuvoa. Kaikkien näiden periaatteiden piiriin kuuluvien henkilöiden vastuulla on pitää itsensä ajan tasalla näistä periaatteista ja toimittava niiden vaatimusten, liiketoimintaa harjoittavien maiden asiaa koskevien paikallisten sääntöjen ja lainsäädännön sekä mahdollisten muiden sovellettavien liiketoimintakäytäntöjen, kuten ammattijärjestöjen eettisten sääntöjen ja kansainvälisten yleissopimusten, mukaisesti.

Kaikki Lindex-konsernin lukuun tehdyt liiketoimet on kirjattava selkeästi ja totuudenmukaisesti yhtiön kirjanpitoon, joka perustuu Lindex-konsernin raportointikäytäntöihin. Kaikista epäillyistä näiden korruption vastaisten periaatteiden rikkomuksista on ilmoitettava. Kaikki ilmoitetut tai muutoin epäillyt rikkomukset tutkitaan perusteellisesti, itsenäisesti, puolueettomasti ja viipymättä.

Ilmoita väärinkäytöksistä ja huolenaiheista

Lindex-konserni kannustaa kaikkia työntekijöitään, toimittajiaan, yhteistyökumppaneitaan, viranomaisia, asiakkaitaan ja muita sidosryhmiään ilmoittamaan näihin periaatteisiin liittyvistä väärinkäytöksistä tai huolenaiheista ilmoituskanavan kautta: report.whistleb.com/fi/stockmann

Yhtiö tutkii ja käsittelee kaikki ilmoitukset asianmukaisesti ja itsenäisesti. Lisätietoja raportointiprosessista on Lindex-konsernin ilmoituskanavapolitiikassa.

Lindex Group Oyj:n hallitus on hyväksynyt tämän politiikan joulukuussa 2024.